Mécanismes de réclamation et loi sur le devoir de vigilance à l'égard de la chaîne d'approvisionnement

Le 25 juin 2021, la loi allemande sur le devoir de diligence dans la chaîne d'approvisionnement(Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz - LkSG) a été adoptée par le parlement. Une partie de la loi est une exigence spécifique sur les mécanismes de réclamation au sein de la chaîne d'approvisionnement. Dans cet article, nous discutons de l'importance des mécanismes de réclamation dans le contexte de la nouvelle loi et des aspects d'un mécanisme efficace et conforme aux réglementations.

Qu'est-ce que la loi sur la diligence raisonnable en matière de chaîne d'approvisionnement?

La loi sur le devoir de vigilance en matière de chaîne d'approvisionnement est la troisième loi relative à la chaîne d'approvisionnement à être adoptée dans l'UE. Ses contemporains sont laloi sur le devoir de vigilance en France, et la directive sur le devoir de diligence en matière de développement durable des entreprises (DDD) de la Commission européenne. La loi sur le devoir de vigilance est appliquée depuis le 28 mars 2017. La directive sur le devoir de vigilance entrera en vigueur en 2025 ou plus tard.

La loi allemande, qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2023, exige des entreprises qui entrent dans son champ d'application qu'elles prennent des mesures pour identifier et atténuer les risques en matière de droits de l'homme et d'environnement au sein de leurs chaînes d'approvisionnement.

L'objectif de cette loi sur la protection des consommateurs ( Lieferkettensorgfaltsgesetz - LkSG) est de protéger les suivants en imposant des normes sociales et environnementales dans la chaîne d'approvisionnement :

• Les droits des travailleurs tels que définis par l'Organisation internationale du travail (OIT). Ces droits comprennent la liberté d'association, l'égalité des chances et la lutte contre la discrimination, ainsi que la tolérance zéro à l'égard du travail des enfants et du travail forcé,
• Les droits de l'homme, notamment la sûreté, la liberté, la sécurité et l'accès aux besoins fondamentaux,
• L'état de l'environnement, y compris les réglementations sur le mercure, les polluants organiques persistants et les déchets dangereux,
• Le climat du changement climatique,

La LkSG est préventive de par sa conception - l'accent est mis sur la démonstration de systèmes, de pratiques et de procédures de diligence raisonnable. L'une de ces exigences procédurales est la mise en place d'une procédure de plainte publique pour signaler les violations connexes, dont les procédures doivent être rendues publiques.

La même exigence se retrouve dans les législations française et européenne. La loi sur le devoir de vigilance prévoit "un mécanisme d'alerte qui recueille les signalements de risques existants ou avérés, élaboré en partenariat avec les représentants des organisations syndicales de l'entreprise concernée".

La proposition de DSCD prévoit l'obligation de permettre la soumission de "plaintes à l'entreprise en cas de préoccupations légitimes concernant ces impacts négatifs potentiels ou réels, y compris dans la chaîne de valeur de l'entreprise". Il s'agit là de variantes de la même disposition, à savoir la mise en place d'un mécanisme de réclamation.

Qu'est-ce qu'un mécanisme de réclamation ?

Les mécanismes de réclamation sont des canaux par lesquels les problèmes peuvent être soulevés en toute sécurité et de manière anonyme, avec une protection garantie contre toute forme de représailles. Il s'agit d'une disposition courante des systèmes de gouvernance d' entreprise et d'un indicateur clé de la solidité des institutions de gouvernance au sein d'une entreprise.

Ils sont également appelés canaux de dénonciation et servent à tirer la sonnette d'alarme en cas de manquement à l'éthique et à l'intégrité. Les processus de diligence raisonnable, les mécanismes de plainte, les voies de recours... quel que soit le nom qu'on leur donne, ils facilitent la détection des violations qui, autrement, pourraient ne pas être signalées.

Les mécanismes de réclamation prennent de multiples formes. Le plus souvent, il s'agit d'une ligne téléphonique d'urgence ou d'une adresse électronique, librement accessible et portée à la connaissance du public. Il existe également des solutions en nuage dédiées qui permettent un accès numérique à distance dans un environnement crypté, avec des canaux de communication et des analyses sur la plateforme.

Un mécanisme de réclamation adéquat et complet doit comprendre les éléments suivants :

• La responsabilité des procédures de réclamation incombe à une personne impartiale au sein de l'entreprise. Étant donné que les violations remontent à la personne qui a commis l'infraction, la responsabilité incombe souvent aux ressources humaines. Il est également possible de confier la responsabilité de la procédure à un consultant externe désigné, les lignes d'escalade remontant jusqu'à l'entreprise.
• Un plan de communication pour faire connaître aux parties prenantes l'existence du mécanisme de réclamation.
• Une procédure établie pour recevoir les plaintes, les évaluer, y remédier et empêcher que la même violation ne se reproduise. Cette procédure doit comprendre une plateforme sécurisée pour soutenir les communications tout en permettant l'anonymat. Il est courant de disposer d'un formulaire standard que le plaignant remplit, tout en laissant de la place pour des déclarations ouvertes afin de tenir compte des informations qui ne sont pas couvertes par le formulaire. Une partie de la procédure doit également définir les attentes en matière de délais de réponse.
• Des processus d'enquête où la confidentialité est respectée.
• Un processus d'escalade approprié pour mettre en évidence les problèmes qui ne peuvent pas être résolus par le premier intervenant.
• Des processus clairs de compte rendu de la procédure de traitement des griefs et de ses résultats afin de garantir que les parties concernées sont responsables de la conduite équitable de la procédure de traitement.
• Des processus de documentation pour le suivi des performances et l'établissement de rapports, y compris le suivi de paramètres tels que le temps de réponse, les cas résolus et les cas de récidive pour mesurer l'efficacité de la procédure de traitement des plaintes.
• Des garanties pour assurer l'intégrité de l'ensemble du mécanisme de règlement des griefs.

Pourquoi les mécanismes de réclamation sont-ils importants ?

Les mécanismes de réclamation aident les entreprises à détecter et à gérer les risques dans la chaîne d'approvisionnement. Ces risques sont souvent difficiles à détecter sans une présence directe sur le terrain ou une surveillance constante. La mise en place d'une procédure de réclamation donne à chacun la possibilité de signaler un problème, au lieu de s'en remettre à des personnes désignées, ce qui crée un risque d'abus de pouvoir.

Les mécanismes de réclamation au niveau opérationnel permettent aux parties prenantes de déposer des plaintes concernant l'impact négatif de l'entreprise sur les droits de l'homme ou les violations de l'environnement. Ils permettent aux communautés locales de se faire entendre et d'avoir accès à des voies de recours le cas échéant. Dans le même temps, les mécanismes de réclamation ne doivent pas être ignorés en tant que sources d'informations ou de conseils de la part des parties prenantes.

Les défis liés à la mise en place et au maintien des mécanismes de réclamation

Les défis liés aux mécanismes de réclamation consistent principalement à garantir la confidentialité du système et à tenir les parties responsables du traitement et de l'issue des dossiers.

Les mécanismes de réclamation peuvent être manipulés ou négligés, c'est pourquoi la loi française sur le devoir de vigilance stipule expressément que les mécanismes de réclamation doivent être élaborés en collaboration avec les syndicats.

Bien que la loi sur le devoir de diligence dans la chaîne d'approvisionnement ne stipule pas les mêmes conditions, nous pouvons emprunter une feuille aux Français. Outre les syndicats, des auditeurs tiers peuvent être engagés pour vérifier et légitimer une procédure de réclamation.

Les systèmes numériques de réclamation peuvent également garantir l'intégrité du mécanisme en fournissant un cryptage sécurisé des plaintes et en conservant toutes les communications au sein de la plateforme, créant ainsi une transparence et un processus équitable.

Comment nous vous aidons

• Nous procédons à des évaluations des risques de votre chaîne d'approvisionnement et mettons en place un mécanisme de réclamation dans notre système crypté où toutes les informations et les sources sont suivies et enregistrées.
• Nous vous aidons à vous conformer à la loi allemande sur la chaîne d'approvisionnement (LkSG) en communiquant le mécanisme de réclamation à vos fournisseurs et autres parties prenantes.
• Nous recevons les plaintes de vos fournisseurs sans compromettre l'exposition d'informations critiques sur leur chaîne d'approvisionnement, en ne montrant qu'un niveau supérieur et un niveau inférieur.
• Nous offrons des perspectives alimentées par l'analyse des données, améliorant votre compréhension de votre chaîne d'approvisionnement, de ses risques et de l'efficacité de la procédure de règlement des griefs.
• Nous facilitons les communications centralisées avec vos fournisseurs et les plaignants, en garantissant la confidentialité et la commodité de la procédure de traitement des griefs.

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